Pool de gráficas, uma solução para maior produtividade

A ordem é economizar e modernizar os processos de trabalho para fazer frente à atual conjuntura orçamentária da universidade. Pensando nisso, o diretor da FEA, Adalberto Fischmann, solicitou à assistente administrativa, Márcia Regina Bispo, um estudo para melhorar a produtividade dos serviços gráficos, considerando espaços, funcionários e materiais. Para isso, Márcia reuniu uma equipe de colegas assistentes de outras unidades: Paixão de Mattos Padrão Saldanha (IME), Kátia Maria Ferlin (Poli), Rosangela Trevisan Rodrigues Ferreira (Física) e Orminda Silva Greiner (IAG), que analisaram a viabilidade de fusão das gráficas locais e, juntas, concluíram que os serviços poderiam ser agrupados num único espaço.

O IME foi escolhido para sediar o pool, por ser a unidade mais central e por possuir um parque gráfico mais atualizado e completo, capaz de executar maior diversidade de tarefas. As demais unidades transferiram para o IME alguns equipamentos e materiais gráficos, como computadores, encadernadora, plastificadora, plotter, empilhadeira, displays e outros. Além disso, mais três funcionários passaram a integrar o quadro do Serviço de Artes Gráficas do IME, um transferido da Poli e dois da Física.

A Superintendência de Tecnologia da Informação da USP contratou a empresa TKSI - Soluções em TI para desenvolver um sistema helpdesk para solicitação, autorização, acompanhamento e faturamento dos serviços gráficos das unidades participantes do pool (https://grafica.uspdigital.usp.br). Para acessar o sistema, o usuário utiliza seu número funcional e a sua senha única dos sistemas USP. Na FEA, os professores deverão apresentar os seus pedidos às respectivas Secretarias de Departamento, e os funcionários deverão dirigir-se ao seu superior imediato.

O projeto foi implantado em outubro e já funciona regularmente. Houve um treinamento prévio em setembro, ministrado por Pedro Domingues e Karina Galvão, da TKSI, com a presença de 80 funcionários e do diretor do IME, Clodoaldo Grotta Ragazzo, representando os demais diretores (FEA, EP, IF e IAG).

Na avaliação das assistentes administrativas envolvidas responsáveis, o resultado tem sido satisfatório. Tanto que o Instituto Oceanográfico também manifestou interesse em compor o pool  e as tratativas já estão em andamento.
As dúvidas apresentadas pelos usuários têm sido discutidas junto aos responsáveis pelo desenvolvimento do sistema, a fim de aprimorar e facilitar o seu uso.

Até o momento, a gráfica do pool tem atendido os pedidos no prazo previsto e, em alguns casos, o serviço é entregue antes das 72 horas.

Quaisquer dúvidas poderão ser encaminhadas à Assistência Administrativa da FEA no email atadfea@usp.br.

Gente da FEA - fevereiro de 2017

Autora: Lu Medeiros

Data do Conteúdo: 
terça-feira, 24 Janeiro, 2017

Departamento:

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